PrivatlivspolitikPrivacy policy

Sådan behandler vi dine oplysninger

1. Dataansvarlig

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan FORM 8 behandler dine personoplysninger, når du besøger form8.dk, bruger FORM 8-appen/YOGO, opretter en profil, booker hold eller køber medlemskaber, klippekort, gavekort eller andre ydelser hos os.

Dataansvarlig er:

FORM 8 I/S
Skovvejen 11, 1. sal
8000 Aarhus C
CVR: 46780795
E-mail: [email protected]
Hjemmeside: form8.dk

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på [email protected].

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at administrere dit kundeforhold og levere vores ydelser.

Vi kan blandt andet behandle:

Kontaktoplysninger
Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.

Profiloplysninger
Fødselsdato, loginoplysninger, profilbillede, hvis du selv tilføjer et, samt relevante indstillinger på din profil.

Medlemskaber og træningsaktivitet
Oplysninger om medlemskab, klippekort, køb, bookinger, ventelister, afbud, udeblivelser, check-in og deltagelse på hold.

Betalings- og købsoplysninger
Oplysninger om køb, betalingsstatus, kvitteringer, fakturaer og transaktioner.

FORM 8 opbevarer ikke dine fulde betalingskortoplysninger. Kortoplysninger behandles af den betalingsudbyder, der anvendes i forbindelse med YOGO.

Kommunikation
E-mails, henvendelser og anden kommunikation mellem dig og FORM 8 samt oplysninger om eventuelle samtykker til markedsføring.

Tekniske oplysninger
I forbindelse med brug af vores hjemmeside, bookingsystem og app kan der behandles tekniske oplysninger, eksempelvis IP-adresse, enhedstype, styresystem, tidspunkt for brug og oplysninger, der er nødvendige for sikkerhed og teknisk drift.

Fødselsdato og alder

FORM 8 behandler din fødselsdato og, hvor det er nødvendigt, dit fulde navn og adresse for at kunne administrere aldersbestemte medlemskaber og dokumentere din alder i forbindelse med gældende momsregler.

Fra 1. januar 2026 er undervisning i motion hos kommercielle udbydere som udgangspunkt momspligtig for personer på 30 år og derover, mens undervisning af personer til og med 29 år kan være momsfritaget. FORM 8 skal derfor kunne dokumentere alder på deltagere under 30 år.

Helbredsoplysninger

FORM 8 registrerer som udgangspunkt ikke helbredsoplysninger på din kundeprofil.

Du kan i forbindelse med en træning vælge at fortælle en instruktør om eksempelvis en skade, graviditet eller andre forhold, som er relevante for at kunne tilpasse træningen.

Hvis det undtagelsesvis bliver nødvendigt at registrere sådanne oplysninger, sker det kun, når der er et lovligt grundlag for behandlingen, herunder om nødvendigt dit udtrykkelige samtykke.

Vi anbefaler, at du ikke skriver helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger i almindelige fritekstfelter i YOGO.

3. Hvorfor behandler vi dine oplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

Administration af profil, medlemskab og klippekort
Behandlingen er nødvendig for at opfylde den aftale, du indgår med FORM 8, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Booking, ventelister, afbud, check-in og fremmøde
Behandlingen er nødvendig for at administrere og levere den træning, du har købt eller booket, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Betaling, fakturering og regnskab
Oplysninger behandles for at gennemføre betalinger og opfylde vores retlige forpligtelser vedrørende blandt andet bogføring og skat, jf. artikel 6, stk. 1, litra b og c.

Dokumentation af alder i forbindelse med momsregler
Navn, adresse og fødselsdato kan behandles for at opfylde FORM 8's retlige forpligtelser i forbindelse med dokumentation af momsfritaget undervisning for personer under 30 år, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Praktisk kommunikation
Vi kan sende dig nødvendig information om eksempelvis dine bookinger, ventelistepladser, betalinger, medlemskab, ændringer eller aflysninger. Behandlingen sker som led i opfyldelsen af vores aftale med dig, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Nyhedsbreve og markedsføring
Vi sender kun elektronisk markedsføring, når vi har et gyldigt grundlag herfor, herunder dit samtykke, hvor dette er påkrævet.

Du kan altid afmelde markedsføring igen.

Drift, sikkerhed og forbedring af vores digitale løsninger
Vi kan behandle nødvendige tekniske oplysninger for at drive og beskytte vores hjemmeside, bookingsystem og app. Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at have en stabil og sikker digital løsning, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Besvarelse af henvendelser
Når du kontakter os, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at kunne besvare og håndtere din henvendelse.

Hvis en behandling er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget.

4. YOGO og andre modtagere

FORM 8 anvender YOGO.DK ApS som booking-, medlems- og administrationssystem.

YOGO behandler personoplysninger på vegne af FORM 8 og fungerer derfor som databehandler.

YOGO anvendes blandt andet til administration af kundeprofiler, medlemskaber, klippekort, bookinger, hold, betalinger og kommunikation.

FORM 8 har indgået en databehandleraftale med YOGO.

YOGO oplyser aktuelt, at systemet blandt andet anvender underdatabehandlere til udsendelse af SMS og e-mail samt IT-infrastruktur. YOGOs systemdata opbevares på Amazon Web Services-servere i Frankfurt, Tyskland.

Derudover kan personoplysninger videregives eller gøres tilgængelige for relevante kategorier af modtagere såsom:

• betalingsudbydere i forbindelse med betalinger
• revisor og bogføringssystem, når det er nødvendigt
• offentlige myndigheder, når FORM 8 er retligt forpligtet til at videregive oplysninger
• leverandører, der er nødvendige for driften af vores hjemmeside og digitale løsninger

Vi sælger ikke dine personoplysninger.

5. Overførsel til lande uden for EU/EØS

FORM 8 tilstræber, at personoplysninger behandles inden for EU/EØS.

YOGO oplyser, at data i YOGO-systemet opbevares på servere i Frankfurt, Tyskland.

Hvis en leverandør i forbindelse med en konkret behandling overfører personoplysninger til et land uden for EU/EØS, sikrer vi, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne.

Det kan eksempelvis være en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

6. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til, eller så længe vi er retligt forpligtet til at opbevare dem.

Oplysninger om din profil, kontaktoplysninger, medlemskab og bookinger opbevares, så længe du har et aktivt kundeforhold hos FORM 8, og herefter så længe oplysningerne fortsat er nødvendige for at håndtere eventuelle krav, dokumentationsforpligtelser eller andre legitime formål.

Profiler uden aktivitet kan slettes eller anonymiseres, når vi ikke længere har et sagligt behov for at opbevare de direkte identificerbare oplysninger.

Regnskabsmateriale, herunder relevante oplysninger om betalinger, fakturaer og køb, opbevares i den periode, som følger af bogføringslovgivningen.

Oplysninger, der alene behandles på baggrund af et samtykke, slettes eller ophører med at blive anvendt til det pågældende formål, når samtykket trækkes tilbage, medmindre vi har et andet lovligt grundlag for fortsat opbevaring.

Når en kunde slettes i YOGO, oplyser YOGO, at direkte identificerbare oplysninger som navn, adresse, e-mail og fødselsdato fjernes, mens oplysninger kan bevares i anonymiseret form til eksempelvis rapportering.

7. Sletning af din profil

Du kan anmode om at få din profil og dine personoplysninger slettet ved at kontakte FORM 8 på:

[email protected]

Skriv gerne “Sletning af profil” i emnefeltet og kontakt os fra den e-mailadresse, der er knyttet til din profil, så vi kan identificere dig.

Du kan også kontakte os fysisk i studiet.

En anmodning om sletning betyder ikke nødvendigvis, at alle oplysninger kan slettes med det samme.

Vi kan fortsat opbevare oplysninger, hvis de er nødvendige for eksempelvis et aktivt medlemskab, udestående betalinger, bogføring, dokumentation eller andre retlige forpligtelser.

En anmodning om sletning af personoplysninger er heller ikke i sig selv en opsigelse af et aktivt medlemskab. Et medlemskab skal opsiges efter FORM 8's gældende medlemsbetingelser.

Når vi ikke længere har et lovligt grundlag eller behov for at behandle oplysningerne, slettes eller anonymiseres de.

At slette FORM 8-appen fra din telefon sletter ikke automatisk din kundeprofil.

8. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne har du en række rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger:

• Ret til indsigt: Du kan få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, og som udgangspunkt få en kopi af dem.
• Ret til berigtigelse: Du kan bede om at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet.
• Ret til sletning: Du kan i visse tilfælde kræve, at vi sletter personoplysninger om dig.
• Ret til begrænsning: Du kan i visse tilfælde bede om, at behandlingen af dine oplysninger begrænses.
• Ret til indsigelse: Du kan i visse tilfælde gøre indsigelse mod behandling, der sker på baggrund af vores legitime interesser.
• Ret til dataportabilitet: Du kan i relevante tilfælde få personoplysninger, du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage.

Ønsker du at gøre brug af en af dine rettigheder, kan du skrive til [email protected].

Vi behandler din anmodning uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen.

9. Cookies og digitale teknologier

form8.dk og vores bookingsystem kan anvende cookies og lignende teknologier, som er nødvendige for blandt andet login, booking, funktionalitet og sikkerhed.

Hvis FORM 8 på et senere tidspunkt anvender ikke-nødvendige cookies til eksempelvis statistik eller markedsføring, vil disse kun blive anvendt i overensstemmelse med gældende regler og, hvor det kræves, efter dit samtykke.

FORM 8-appen kan benytte tekniske funktioner, der er nødvendige for blandt andet login, booking og push-notifikationer.

10. Sikkerhed

FORM 8 træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændeligt eller ulovligt tab, ændring, videregivelse, misbrug eller adgang fra uvedkommende.

Adgang til personoplysninger begrænses til personer, der har et arbejdsbetinget behov for oplysningerne.

Vi stiller desuden krav til relevante databehandlere om passende sikkerhed og databeskyttelse.

11. Klage

Hvis du er utilfreds med FORM 8's behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til først at kontakte os på:

[email protected]

Du har også ret til at klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
datatilsynet.dk

12. Ændringer i privatlivspolitikken

FORM 8 kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis vores behandling af personoplysninger, vores digitale løsninger eller gældende regler ændrer sig.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig via FORM 8's hjemmeside og/eller bookingsystem.

Ved væsentlige ændringer vil vi informere vores kunder på en passende måde.